E-Mails ablegen, ohne lange zu suchen.
SmartFile unterstützt die strukturierte Ablage direkt in Microsoft Outlook. Das Add-in analysiert den Kontext einer E-Mail, schlägt passende Outlook-Ordner vor und macht aus einem wiederkehrenden Suchvorgang einen schnellen, nachvollziehbaren Workflow.
Der richtige Ablageordner ist meistens vorhanden. Nur das Suchen danach kostet immer wieder Zeit.
In gewachsenen Outlook-Strukturen existieren häufig viele Ordner und Unterordner. Wer täglich zahlreiche Nachrichten bearbeitet, muss deshalb immer wieder dieselben Ordnerstrukturen durchsuchen, um eine E-Mail korrekt abzulegen.
SmartFile setzt genau dort an. Das Add-in unterstützt den Anwender direkt im Outlook-Ribbon, bewertet mögliche Zielordner und präsentiert passende Vorschläge dort, wo die Entscheidung ohnehin getroffen wird.
Der Anwender behält dabei die Kontrolle: Vorschlag prüfen, Ordner bei Bedarf öffnen, Ablage bestätigen – fertig.
Vom Posteingang zum richtigen Ordner in wenigen Schritten.
E-Mail auswählen
Die Nachricht bleibt dort, wo ohnehin gearbeitet wird: direkt in Outlook.
Kontext analysieren
SmartFile berücksichtigt die Nachricht und vorhandene Ablagestrukturen für seine Vorschläge.
Ordner prüfen
Passende Zielordner werden kompakt im Ribbon angezeigt und können vor der Ablage direkt geöffnet werden.
Erledigt SmartFile
Mit einer Auswahl wird die Nachricht in den gewünschten Outlook-Ordner verschoben und der Vorgang abgeschlossen.
Weniger Klicks. Weniger Suche. Mehr Struktur.
Intelligente Ordnervorschläge
SmartFile schlägt mehrere passende Ablageziele vor, statt den Anwender durch eine große Ordnerstruktur navigieren zu lassen.
Context · Ranking · SuggestionsOrdner direkt öffnen
Ein vorgeschlagener Ordner kann vor der Ablage direkt in Outlook geöffnet werden. So lässt sich schnell prüfen, ob der Vorschlag tatsächlich passt.
Preview · Navigation · KontrolleErledigt SmartFile
Die eigentliche Ablage bleibt bewusst einfach: Vorschlag auswählen und die Nachricht in den gewünschten Zielordner verschieben.
One Workflow · Filing · ProductivityZuletzt verwendet
Neben intelligenten Vorschlägen bleiben zuletzt verwendete Ablageziele und die manuelle Ordnersuche schnell erreichbar.
Recent Folders · Search · FlexibilitySmartFile entscheidet nicht über den Anwender hinweg.
Gerade bei geschäftlicher Kommunikation muss eine Ablagelogik nachvollziehbar bleiben. Deshalb ist SmartFile nicht als unsichtbare automatische Verschieberegel gedacht, sondern als intelligente Assistenz direkt im bestehenden Arbeitsablauf.
Das System reduziert Suchaufwand und schlägt vor – die endgültige Entscheidung über den Zielordner bleibt beim Menschen.
Die Ablage kommt zur E-Mail.
Statt eine Nachricht durch verschachtelte Ordnerstrukturen zu ziehen, bringt SmartFile die wahrscheinlich passenden Ziele direkt in den Arbeitsbereich. Besonders bei regelmäßig wiederkehrenden Vorgängen kann daraus eine spürbare Zeitersparnis entstehen.
Dann einfach Kontakt aufnehmen.
SmartFile ist ein Meidcraft-Projekt für einen effizienteren Outlook-Workflow. Wenn Sie mehr über den aktuellen Entwicklungsstand, mögliche Einsatzszenarien oder eine Nutzung in Ihrer Organisation erfahren möchten, schreiben Sie mir einfach.